Hướng dẫn điền mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự chi tiết

Bạn đang muốn biết cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự đúng cách. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về cách điền tờ khai qua online và trên giấy. Hãy cùng Songlinh Tours tìm hiểu thông tin dưới đây nhé!

Hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự

Sẽ có 2 cách điền mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự qua trực tuyến và trên giấy. Cụ thể cách thực hiện như thế nào, hãy theo dõi tiếp phần dưới đây:

Hướng dẫn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online

Khi bạn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự qua online, điều đầu tiên bạn cần xác định địa điểm nộp hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự – Cục Lãnh sự Hà Nội hay Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh. Bởi vì, tờ khai của bạn cần điền sẽ phụ thuộc vào nơi bạn sẽ nộp hồ sơ.

Nếu như bạn nộp hồ sơ tại Cục lãnh sự Hà Nội, bạn cần hoàn tất tờ khai tại đây.
Nếu như bạn nộp hồ sơ tại Sở Ngoại vụ TP HCM, bạn cần hoàn thành tất tờ khai tại đây.

Lưu ý: Trước khi điền tờ khai là bạn cần đảm bảo cơ quan cấp giấy tờ của bạn nằm trong danh các cơ quan được liệt kê trong tờ khai. Nếu không, bạn sẽ cần công chứng giấy tờ đó tại cơ quan công chứng/tư pháp được liệt kê sẵn trong danh sách.

Songlinh Tours sẽ hướng dẫn cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự online dưới đây cho bạn:

1. Đầu tiên, bạn sẽ cần hoàn thành phần thông tin về giấy tờ, gồm có như sau:

► Tên giấy tờ: Bạn sẽ cần chọn loại giấy tờ bạn muốn khai như bằng đại học, bảng điểm,…

► Loại giấy tờ: Bạn sẽ chọn bản chính, bản dịch, bản sao hay bản trích lục của mình.

► Tổng số bản: Bạn cần bao nhiêu bản thì hãy điền số bản mà mình cần hợp pháp hóa lãnh sự của loại giấy tờ này. Lưu ý: Với lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự là 30.000 VNĐ/ tem; phí cấp bản sao giấy tờ và tài liệu là 5000 VNĐ/ tem.

► Số hiệu giấy tờ: Bạn hãy điền số hiệu trên giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa lãnh sự theo quy tắc dưới đây:

Nếu là bản sao, bạn sẽ điền số chứng thực của dấu sao y bản chính của cơ quan công chứng.
Nếu là bản chính thì số hiệu giấy tờ là số hiệu gốc. Nếu bản gốc cần hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự không có này thì bạn sẽ điền là số 01. Chẳng hạn như số hiệu giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là 01 hoặc mã số doanh nghiệp được ghi trên đó; số hiệu giấy khai sinh là số hiệu nằm ở bên góc phải trên cùng.

► Tên người được cấp giấy tờ: Bạn sẽ điền là tên của cá nhân được ghi trên giấy tờ cần hợp pháp lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự. Đối với giấy chứng nhận đăng ký đăng ký kinh doanh tức là tên công ty của bạn.

► Cơ quan cấp/ sao chứng thực: Căn cứ vào mục 2 loại giấy tờ, nếu là các trường hợp sau:

Đối với bản chính: Bạn sẽ điền tên cơ quan được cấp ghi trên con dấu.
Đối với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Cơ quan cấp thường là Sở kế hoạch đầu tư tỉnh hay thành phố trực thuộc của trung ương.
Giấy khai sinh: Nơi được cấp thường là Ủy ban nhân dân xã hoặc phường.
Bản dịch: Bạn hãy xem tên cơ quan ở phần xác nhận bản dịch, thông thường là phòng tư pháp (nhà nước) hoặc văn phòng công chứng (tư nhân).
Bản sao: Bạn hãy xem phần tên cơ quan được ghi trong con dấu chứng nhận sao y trùng khớp với bản chính hay bản sao y bản chính. Hay đối với bản trích lục, bạn nên tìm tên cơ quan nằm trên chữ ký và con dấu của người ký trích lục, thường sẽ là Ủy ban Nhân dân, phòng đăng ký kinh doanh thực hiện việc này.

► Người ký tên: Tùy vào mục số 2 – loại giấy tờ mà bạn được chọn người ký phù hợp như sau:

Với bản chính: Bạn hãy xem phần tên bên dưới chữ ký và con dấu.
Với bản dịch: Bạn hãy xem phần xác nhận bản dịch, thường là trưởng hoặc phó phòng tư pháp.
Với bản sao: Bạn hãy xem tên người ký trong dấu/ mộc chứng nhận sao y đúng với bản chính hay bản sao y của bản chính.
Với bản trích lục: Bạn hãy xem tên bên dưới chữ ký và con dấu của người ký trích lục.
Chức danh: Bạn cần điền tương tự như ở mục số 7 – người ký.
Ngày ký: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của bạn (ngày cấp lần thứ mấy…). Đối với giấy khai sinh, ngày ký ở phần góc phải bên dưới của giấy tờ.

2. Sau khi bạn đã điền đầy đủ thông tin, hãy nhấn vào mục “Thêm vào danh sách”, để thông tin này được lưu vào mục 1b. Sau đó, bạn sẽ điền thêm nếu cần bổ sung giấy tờ nào.

3. Sau đó, bạn cần hoàn tất các mục về thông tin người nộp hồ sơ, gồm có:

Họ tên: Bạn cần điền đầy đủ họ tên của người nộp như ghi trên CMND/ CCCD/ hộ chiếu/ bằng lái xe của mình.
Số CMND/ CCCD/ hộ chiếu/ bằng lái xe: Bạn sẽ điền số CMND/ CCCD/ hộ chiếu/ bằng lái xe của đương đơn.
Địa chỉ liên lạc: Bạn cần điền địa chỉ tạm trú của bạn hoặc thường trú nếu như bạn không có địa chỉ tạm trú.
Những thông tin như ngày cấp CMND/ CCCD/ Hộ chiếu/ Bằng lái xe, số điện thoại và email là các thông tin không bắt buộc bạn phải điền.

4. Tiếp theo đó sẽ đến các phần thông tin dưới đây:

Đối với quốc gia sử dụng giấy tờ: Điền tên nước mà bạn muốn nó được hợp pháp trên quốc gia đó.
Mục đích sử dụng: Chọn mục đích như trong hướng dẫn.

5. Cuối cùng, bạn sẽ tích vào ô cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật, và hãy chọn “Tạo tờ khai”.

Như vậy, bạn đã hoàn thành điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự Hà Nội. Sau đó, bạn hãy tải tờ khai này về và in ra, ký tên để nộp chung với bộ hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự lên Cục ở Hà Nội.

Bên cạnh đó, bạn nên ghi lại các thông tin “Mã tờ khai” và “Mã xác thực” để sử dụng cho những lần tiếp theo hoặc nhập email để hệ thống tự động gửi thông tin vào hòm thư của bạn. Đối với tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự tại Sở Ngoại vụ TP.HCM cũng có những thông tin tương tự như tờ khai của Cục lãnh sự Hà Nội.

Điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online

Hướng dẫn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự giấy

Đối với tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trên giấy cũng có các phần như sau:

Thông tin về đương đơn.
Thông tin về giấy tờ cần chứng nhận của lãnh sự.
Thông tin về nước sử dụng.

Tuy nhiên, tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK điền tay sẽ đơn giản hơn nhiều so với tờ khai qua online, bởi vì:

Về phần giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự, bạn chỉ cần điền tên loại giấy tờ và số hợp pháp hóa lãnh sự, không cần điền thông tin về tên người được cấp, số hiệu giấy tờ, cơ quan cấp/ sao chứng thực, người ký, chức danh và ngày ký.
Bạn sẽ không được yêu cầu kê khai mục đích sử dụng giấy tờ.

Quy định về việc chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao

Theo Điều 12 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định về việc chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao như sau:

Đối với các giấy tờ, văn bản không thuộc diện được chứng nhận lãnh sự theo thủ tục quy định tại Điều 12 này. Tuy nhiên, để tạo điều kiện cho giấy tờ, tài liệu được chấp nhận sử dụng ở nước ngoài và theo nguyện vọng của người đề nghị chứng nhận lãnh sự, Bộ Ngoại giao chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó được xuất trình tại cơ quan này.

Theo đó, việc chứng nhận theo quy định tại khoản 1 sẽ áp dụng đối với các giấy tờ, văn bản như sau:

Những giấy tờ, văn bản có chữ ký mẫu, con dấu mẫu và chức danh không còn lưu lại ở cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu hay không thể xác định được.
Những giấy tờ, tài liệu do chính quyền cũ cấp trước 30/04/1975.
Hồ sơ, thủ tục và thời gian quyết định theo quy định tại khoản 1, 2 và 5 của Nghị định này.

Như vậy, quy định về việc chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao sẽ dựa vào quy định như trên.